Há uma certa ingenuidade em supor que os recursos tecnológicos agilizam processos. No caso do dia-a-dia do Gestor de Contas nem sempre isso se aplica. Por exemplo, se você opta por enviar uma mensagem de texto ou um email ao seu cliente, ao contrário do que possa parecer, vai precisar de muito mais tempo para comunicar com acuidade o que quer que seja. Escrever é muito diferente que falar.
Idealmente, mensagens de texto devem ser sucintas e as mais objetivas possíveis. Mas clientes precisam de detalhes. Clientes têm dúvidas. Então, como resolver isso enviando mensagens?
Em primeiro lugar, é importante escrever corretamente. Erros de ortografia e gramática confundem a leitura e desviam a atenção do conteúdo principal do texto. Erros de digitação também. Além disso, atenção para a coerência. Qualquer raciocínio deve ter princípio, meio e fim. Sua mensagem deve ser inteligível, conter todas as informações relevantes, não pode permitir dubiedades de interpretação.
Muito provavelmente você terá de fazer duas ou mais versões do texto antes de enviá-lo, pois as primeiras versões tendem a ser mais longas e detalhadas em excesso, portanto mais difíceis de manter a atenção do leitor. Não pode ter preguiça. Você terá de refazer o texto até que ele se torne conciso, mas ainda assim coerente e sem omitir o que de fato importa.
Admita, por mais ágil e assertivo que você seja, por melhor que escreva, isso dará trabalho e demandará tempo.
Por isso, se você puder se encontrar com o cliente, pense duas vezes antes de optar por acionar o aplicativo de mensagens ou abrir o Outlook.
Na impossibilidade de um contato cara a cara, telefonar ainda é melhor. Telefone primeiro, informe o que for preciso, esclareça as dúvidas do cliente. Daí você já terá agilizado o seu trabalho e poderá, com mais tranqulidade e tempo, enviar a seguir um email, resumindo e ratificando o que já conversaram.
